Leverandørplanen: Få styr på det praktiske inden dit event

Kontakt de rigtige partnere på det rigtige tidspunkt og spar en masse frustration og planlægning til din virtuelle konference eller virtuelle event

Har du mistet overblikket over planlægningen, og ved du ikke helt, hvor du skal begynde? Det kan vi godt forstå. Al begyndelse er svær, og det gælder også livestreaming og udsendelse af events.

I denne artikel udforsker vi den logiske rækkefølge for at inddrage partnere til afvikling af dit virtuelle- eller hybrid event.

Det skal ikke være nogen hemmelighed, at vi nok er lidt forudindtaget, da vi ofte selv er leverandører. Men med vores praktiske erfaring, kan vi dog give dig vigtig indsigt i processen, som meget få ellers har.

Hvad tager længst tid?

Afhængig af dit event kan det være én af tre ting: Platformen, dit venue eller din broadcast (dvs. Den tekniske afvikling og udsendelse).

Vi har ofte oplevet meget tekniske krav og løsninger til virtuelle events, hvor platformleverandøren simpelthen ikke har haft tid eller mulighed for at lave den løsning, som kunden efterspurgte. 

Til tider kræver events også en hel ombygning af et venue – eksempelvis for at huse det studie, som vi skal transmittere fra – og det er der ikke taget højde for. Så bliver de fysiske rammer kun “gode nok”, og det er ærgerligt.

Og endelig kræver visse events store mængder grafik, meget lange og præcise rundowns eller en masse videokald ind, som skal planlægges og testes. Hvis ikke vi får tid til at gøre det, så bliver det svært at komme ordentligt i mål.

Find det vigtigste ved dit event

Som arrangør bliver du nødt til at sætte dig med de øvrige ansvarshavende og beslutte jer for, hvad det vigtigste er ved jeres virtuelle event:

Er det at deltagere kan mingle på den virtuelle platform? Er det at sende et professionelt broadcast videosignal? Er det at hente brugerdata via platformen? Eller er det at jeres venue lever op til de specifikke krav, som I har?

Med den viden kan det være lettere at finde en leverandør, som skal sørge for hjørnestenen i din virtuelle- eller hybride konference. Eller samle de forskellige, der skal levere alle de enkelte dele.

Brug en leverandør, du stoler på

Medmindre du har fat i TV2 eller DR, så er der ingen virksomheder, der er de førende eksperter i både broadcast, platform og venue. Det er TV2 eller DR formentlig heller ikke engang inhouse.

Så hvis dit event er stort, så skal du forvente at bruge flere leverandører.

Her har vi god erfaring med, at du som kunde vælger en leverandør, som du har tillid til, til at anbefale og samarbejde med underleverandørerne. De ved, hvad eventet kræver, og hvad vigtigere er; de kender dig og dine krav. Hvis de har erfaringen og ekspertisen kan de også projektlede eventet for dig, så du står med en opgave mindre.

Læg en leverandørplan

Vi er ikke fan af planer. Faktisk er vi meget hands-on. Det skal dog ikke afholde os fra at anbefale dig at gøre noget lidt smart: Læg en plan for at finde leverandører – og sæt en deadline!

Når du har en deadline for at have fundet og indgået aftaler med leverandører, så forpligter det.

Og husk at have tid til både at mødes med leverandører, og at følge op på referencer. Det er givet godt ud i sidste ende.

Hvis du skulle afholde et event i slutningen af november, så kunne din plan se ud som følger:

Det er i orden at spørge

Mange af vores kunder siger: “Det er I jo eksperterne i, så vi vil ikke spørge for meget.” Og det er rigtigt. Vi er eksperterne, men vi har ikke noget imod at blive forstyrret i planlægningen. Hellere det, end at blive forstyrret undervejs, eller at opdage, at man mangler noget midt i udsendelsen.

Kort sagt: Det er okay at forstyrre. Det vigtigste er at levere en ordentlige udsendelse, og det kræver ofte, at du er tryg i processen.

Derfor skal du altid skrive en gang for meget end en gang for lidt. Fordi hvis du er i tvivl om noget eller utryg, så er det måske fordi, at det mangler i overvejelserne eller bare ikke er blevet formidlet til dig – og så skal det håndteres. Helt simpelt.