Du står ved en korsvej; jeres event er planlagt, og i har besluttet, at der også skal være et virtuelt alternativ til at deltage fysisk. Det giver mening.
Det seneste års tid har gjort det indlysende for mange event- og konferencevirksomheder, at det digitale event kan fungere som en forlængelse af de fysiske. Flere deltagere – både fysisk og virtuelt – betyder større rækkevidde for ens budskaber.
Men hvor ambitiøs skal du være på den virtuelle løsning, og hvordan vil deltagerne opleve det? Og mindst lige så vigtigt; hvilke fordele kan du få ud af også at have virtuelle deltagere?
Fordelen ved et kombineret event
Lige meget om valget falder på en stream eller en hybrid konference, så er der mange fordele at hente.
Den mest indlysende er selvfølgelig muligheden for at få flere øjne og ører på ens budskaber. Vores erfaring under lockdown viste også, at virtuelle events kunne tiltrække flere deltagere, end de fysiske rammer ofte ville tillade. Så hvis eventet er populært nok, så kommer deltagerne.
En anden fordel er, at du ofte kan få mere information om deltagernes præferencer og interesser via deres virtuelle deltagelse. Det kan være en fordel, hvis eventet også bruges til at generere leads til kunder efterfølgende.
Hvordan opleves det i den anden ende?
Når du planlægger den virtuelle del af dit event, så er det godt at tage udgangspunkt i den oplevelse, du gerne vil give. Én ting er nemlig det faglige indhold, men det er ofte oplevelsen, som bliver husket efterfølgende.
Derfor er det vigtigt, at virtuelle deltagere oplever, at de er ligeværdige med de fysiske deltagere, og ikke bare får en sekunda-oplevelse. Det kan gøres med blandt andet dynamiske kameraskift, grafiske breakere og dygtige værter.
En stream er oplagt til det korte event
En livestream vil de mange tilfælde være en én-til-én transmission af scenen og eventet, som det foregår. Hvis eventet ikke er langt, så vil det i mange tilfælde give mening at streame det.
Der kan sagtens være flere deltagere, videoindslag eller grafik i den mere ambitiøse livestream, og du kan samtidig indtænke virtuelle deltagermuligheder med spørgsmål eller debat.
Ved længere events oplever vi dog ofte deltager- eller “seertræthed”, da det er hårdt at kigge på en person der snakker på en scene i længere tid. Dér kommer en livestream lidt til kort. Her bør man overveje at skele til et hybrid konference-format.
Den hybride konference giver en anden oplevelse
Hvor en stream formidler den fysiske oplevelse én-til-én, så giver den hybride konference et helt andet bud på virtuel deltagelse.
Her kan du eksempelvis indtænke løbende voxpops med deltagere til det fysiske event eller debat og ekspertpaneler efter et oplæg alá det man ser i studiet ved landskampe. Her binder eventets grafiske identitet indslagene sammen.
På den måde får virtuelle deltagere mere et helikopterperspektiv på konferencen, hvorimod de fysiske deltagere “kun” oplever eventet fra gulvet.
Det sidste vigtige spørgsmål
“Hvad koster det?”. Svaret afhænger alt sammen af ambitioner, kompetencer og eventets størrelse.
Vi har afholdt succesfulde virtuelle- og hybrid events med budgetter på både 20.000,- og 200.000,-, men fælles for dem alle er, at forberedelse og forventningsafstemning – med både dig, os og potentielle deltagere – er afgørende.
For et godt udgangspunkt kan du se vores priser på livestreaming og priser på hybrid events.