Hybrid konferencer giver arrangører nogle af de samme udfordringer, som virtuelle events har givet det seneste år. Hvordan kommer du dem til livs? Det giver vi vores bud på her.
Det er selvsagt svært at balancere mellem en fysisk og virtuel virkelighed til et hybrid event. Når det er sagt, så er der visse forglemmelser, som du bør undgå for at sikre så mange deltagere som muligt, og så glade deltagere som muligt.
Husk at tease for eventet
Du vil gerne have så mange deltagere som muligt, men virtuel deltagelse er ofte mindre forpligtende end fysisk. Nogle eventmagere vælger derfor at spille på deltagernes samvittighed, for at få dem til at deltage; “Husk din plads ved vores hybrid event den XX”, men du bør i stedet overveje at lokke med FOMO (Fear Of Missing Out).
Se eksempelvis hvad TV2 eller DR gør, inden de lancerer et nyt koncept på deres kanaler. De annoncerer. Og de annoncerer ikke bare én gang for én målgruppe. Nej, de segmenterer deres annoncer til bestemte målgrupper og rammer dem løbende op til premieren.
Det samme kan du gøre, ved at lade keynote speakere tease for deres oplæg i enten tekst eller en kort video, og så sende det ud til den relevante målgruppe via enten sociale medier eller – endnu bedre – jeres nyhedsbrev. Dét vil man ikke gå glip af, tro mig!
360 inddragelse giver glade deltagere
Det er aldrig fedt at blive overset som deltager. Derfor har værter og oplægsholdere ved hybrid events en ekstra svær rolle. De skal nemlig både inddrage de fysiske og virtuelle deltagere i det, som foregår på det hybride event.
Det kan gøres via teknik, som eksempelvis Kahoot, Mentimeter eller konferenceplatformens indbyggede features. Hvis platformen har mulighed for breakout sessions, så giver det også virtuelle deltagere en oplagt og meget effektiv mulighed for at dyrke og skabe netværk ved eventet.
Vores erfaring er, at noget af det vigtigste er, at værten løbende taler til seere og deltagere online og at du udnytter mulighederne for at køre VTR med enten sponsorer eller oplægsholdere imellem live-sekvenserne. Det er netop ikke målet, at give fysiske og virtuelle deltagere samme oplevelse, men at skræddersy oplevelsen, så det passer til deltagernes forudsætninger.
Tiden efter eventet
“Hvordan var det at deltage til vores event?” Det er et simpelt spørgsmål, men mange glemmer at spørge deres deltagere. Eller vælger måske direkte at lade være. Men det sender altså også et signal; eventet er afsluttet, så det er ikke vigtigt længere.
Ris, ros, forslag og feedback er nøglen til at gøre jeres events bedre med tiden. Det ved du, og det ved deltagerne. Derfor er det alfa og omega, for at skabe et professionelt og seriøst image omkring det hybride event og for at gøre nye events bedre end det foregående. Det skal du også kommunikere efterfølgende.
Og husk også at eventet ikke bare handler om de to, tre eller fire dage, som det foregår. Det handler også om at tease før, under og efter. Du kan bruge dit videohold fra tidligere events til at gøre det aktuelt og attraktivt. Og hvorfor ikke koble dit event på nyhedsstrømmen, hvis der opstår historier, som relaterer sig til de emner, som blev berørt? Hvis Mærsk eksempelvis oplever et cyberangreb, så kan kapre dagsordenen med dit indhold alá: “MÆRKSK OPLEVER CYPERATTACK! Se, eller gense ekspertens 4 råd til cyber-security fra vores event”.
Når du har læst og taget højde for de tre ting i denne tekst, så læs også HBRs (Harvard Business Review) bud på nogle nye tekniske løsninger, som du kan indarbejde i dit næste hybrid event: https://hbr.org/2021/06/what-it-takes-to-run-a-great-hybrid-meeting